在日常办公中，Excel是一款非常强大的工具，它不仅能帮助我们处理大量数据，还能通过各种内置函数实现高效的数据分析和管理。其中，`SUBTOTAL` 函数是一个特别实用的功能，尤其是在需要对筛选后的数据进行汇总时。那么，这个函数具体该如何使用呢？让我们一起来深入了解。

什么是 `SUBTOTAL` 函数？

`SUBTOTAL` 函数的主要作用是对列表或数据库中的数据进行分类汇总。它可以忽略隐藏行的数据，这对于处理包含大量信息的工作表来说非常有用。比如，当你筛选掉某些不需要的数据后，可以直接对剩余可见部分进行求和、计数等操作。

基本语法

`SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2], ...)`

- function_num：这是指定要执行的汇总方式的数字代码。例如，1 表示平均值，2 表示计数（数值），3 表示计数（非空单元格），9 表示求和等。

- ref1, ref2...：这些是需要汇总的区域或引用。可以是单个单元格范围，也可以是多个不连续的区域。

使用实例

假设你有一张销售记录表，其中包含多个城市的销售额数据，并且已经按城市进行了排序。现在你想知道每个城市的总销售额，同时希望忽略那些被隐藏的无效数据。

示例数据：

| 城市 | 销售额 |

|--------|--------|

| 北京 | 5000 |

| 上海 | 6000 |

| 广州 | 7000 |

| 北京 | 8000 |

| 上海 | 9000 |

如果要计算北京和上海的总销售额，可以使用以下公式：

```excel

=SUBTOTAL(9, B2:B6)

```

这里 `9` 表示求和，`B2:B6` 是销售额所在的列。这样即使表格中有隐藏行，`SUBTOTAL` 函数也会自动忽略它们。

注意事项

1. 隐藏行与筛选的区别：`SUBTOTAL` 函数会忽略通过隐藏行手动设置的行，但不会忽略通过筛选功能隐藏的行。因此，在使用该函数前，确保你的数据是以筛选方式进行管理的。

2. 嵌套使用：如果在一个工作表中多次使用 `SUBTOTAL` 函数，需要注意避免嵌套问题，否则可能导致错误结果。

3. 性能优化：当工作表中的数据量较大时，尽量减少不必要的计算，可以通过设置自动重算选项来提高效率。

总结

`SUBTOTAL` 函数是一个灵活且高效的工具，能够帮助我们在复杂的 Excel 表格中快速完成数据汇总任务。无论是简单的求和还是更复杂的统计运算，只要掌握了正确的使用方法，就能极大地提升工作效率。希望本文能为你提供一些实用的帮助！